各区县（自治县）建委，城建档案馆（室），各建设、施工、监理单位：
为全面提升城建档案现代化管理水平，充分满足社会对城建档案利用的需求，更好地服务于城市建设和发展，根据建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》（建办档[2004]39号）的要求，结合我市城建档案工作实际，经研究决定，今后向城建档案馆（室）报送的工程档案，对其工程准备阶段文件、竣工验收文件及竣工图，应进行数字化扫描处理形成电子档案，并刻录成光盘，同时报送纸质档案和电子档案，现就有关事项通知如下：
一、数字化扫描处理的内容
（一）工程准备阶段文件
1、项目建议书及批文；
2、项目建议书审批意见及前期工作通知书；
3、可行性研究报告审批意见；
4、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准文件及红线图；
5、建设用地规划许可证及其附件；
6、建设用地文件；
7、国有土地使用证；
8、有关行政主管部门（建设、人防、环保、消防、交通、园林、市政等单位）批准文件或取得的有关协议；
9、有关部门对施工图设计文件的审批意见及备案书；
10、勘察、设计、监理和施工合同；
11、建设工程规划许可证（含附件、红线图）；
12、建设工程施工许可证；
13、其它重要文件。
（二）竣工验收文件
1、建设、勘察、设计、监理、施工等有关单位质量责任书和人员名单；
2、建设工程竣工验收文件（验收表1-12）；
3、规划部门出具的认可文件或准许使用文件；
4、公安消防部门出具的认可文件或准许使用文件；
5、环保部门出具的认可文件或准许使用文件；
6、建设工程档案验收意见书；
7、法律、规章等规定必须提供的其它文件（防雷、高切坡、航道、港监等）。
（三）竣工图
1、建筑工程
（1）总平面布置竣工图；
（2）地下管网专业竣工图；
（3）建筑竣工图；
（4）结构竣工图；
（5）给排水竣工图（包括消防）；
（6）电气竣工图（包括智能建筑电气）；
（7）通风空调竣工图；
（8）电梯安装竣工图；
（9）其它竣工图。
2、市政工程
（1）总平面竣工图
（2）综合地下管网竣工图
（3）各专业地下管网竣工图
（4）道路工程竣工图
（5）桥梁工程竣工图
（6）隧道工程竣工图
（7）给排水工程竣工图
（8）电照工程竣工图
（9）其它工程竣工图
二、扫描处理文件技术要求
电子文件格式：
（1）电子文件采用图形扫描处理，分辨率不小于300dpi。文件存储格式为黑白二值图tif（Group4）或彩色、灰度图jpg（不低于中质量压缩）。
（2）电子文件存储路径及命名规则。
电子文件命名：首字母+4位页码+5位备用码+文件扩展名；
封面首字母：F；
目录首字母：M；
正文首字母：N；
备考表首字母：Z；
备用码：00000
例如：封面第1页扫描后命名为：F000100000.jpg
目录第2页扫描后命名为：M000200000.tif
正文第23页扫描后命名为：N002300000.jpg
路径：工程名称 / 4位案卷序号 / 电子文件；
例如：XX小区的档案电子文件存储为：
XX小区/0001/ F000100000.JPG
M000200000.TIF
N000100000.JPG
N000200000.JPG
N000300000.JPG；
0002/ F000100000.JPG
M000200000.TIF
N000100000.JPG
N000200000.JPG
N000300000.TIF
N000400000.TIF
N000500000.TIF
N000600000.JPG；
0003/ F000100000.JPG
M000200000.TIF
N000100000.JPG
N000200000.JPG
N000300000.JPG；
三、相关要求及说明
（一）今后建设工程档案除具备符合规定的纸质档案外，还应有声像和电子档案，其中能源、交通、市政、公用、高层、公共建筑等重点工程，设计公共安全和申报各类优质奖项的工程，必须具备符合规定的纸质、声像和电子文件三种载体档案
（二）各级城建档案管理部门应加强对建设工程电子档案编制工作的宣传、指导和监督管理，并在城建档案员岗位培训和继续教育中增加有关知识学习。
（三）建设工程档案数字化扫描处理工作，应在工程档案分类形成保管单位卷（册），经检查达到归档要求之后再进行。
（四）为了搞好城建档案的数字化工作，建设、施工单位应主动与城建档案部门联系，确保此项工作顺利开展。
（五）市城建档案馆和主城各区城建档案馆（室）应按照本通知要求严格执行。其他区县城建档案馆（室）可根据本通知精神，制定相应的进馆工程档案数字化实施细则，逐步实现城建档案的数字化。
联系电话：63624226
二〇〇七年六月七日
