一、解放思想，更新观念，把思想认识统一到推进城建档案信息化建设上来
在新的世纪，信息化已成为当今世界社会经济发展的大趋势，人类社会正在从工业社会迈向信息社会。面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，以适应时代发展的要求，是摆在我们面前的一个急迫解决的新课题。是继续沿用传统的档案管理方式来管理城建档案，还是顺应时代的潮流，用现代信息技术改造传统的档案管理方式，走信息化的新路子？围绕这个问题，我们馆领导班子和全馆职工，结合深入学习江泽民同志“七一”重要讲话，进行了认真的思考。我们感到，一方面城建档案工作要体现先进生产力的要求，就必须在一浪高过一浪的信息化浪潮中，顺应潮流，迎头赶上，否则就将落伍，就会被时代所淘汰。另一方面由于城市建设的迅猛发展，建设市场秩序的逐步规范，建设主体的档案意识越来越强、档案行为越来越规范，使我们每年接收进馆档案数量突飞猛进，过去传统的手工式的管理、操作方式，工作量大、效率低下，已经不能适应档案收集、整理、保管和利用的需要，矛盾十分突出。带着这个问题，我们馆领导班子成员还分别带队到北京、上海、南京、 广州、苏州、宁波、青岛、大连等地城建档案馆进行了学习考察，参加了2001年在威海举办的全国“数字档案馆建设研讨会”，对全国城建档案馆信息化建设的现状、水平及发展态势进行了深入调研。通过学习和调研，使我们开阔了眼界，拓展了思路。大家一致认识到，城建档案工作经过20年的发展虽然取得了较大的成绩，但如果不解放思想，与时俱进，就会阻碍我们前进的步伐，就不能适应新形势的发展。档案信息化建设不仅是当今世界经济和社会发展大趋势的要求，也是档案事业发展中的一场革命，是从档案管理到档案信息管理的革命，是工作的深入，是方法的改变，是形式的革新。我们必须紧紧抓住历史机遇，把档案信息化建设放在优先位置，用计算机技术、网络技术和现代通讯技术，改造我们传统的档案管理、操作方式，缩短与先进城市城建档案馆的差距，努力实现我馆的跨越式发展。 思想认识统一后，我们经过反复研究，制订了档案信息化建设的发展规划，确定了软件开发、局域网改造、因特网网站建设、连接全市政务网和社会的通讯系统建设，以及多媒体制作与演示系统、库房温湿度控制、消防安防监控等计算机管理系统建设的基本框架，并提出了用两到三年时间初步实现档案信息化的奋斗目标。
二、抓好软件开发，形成切合工作实际、具有行业特色的应用软件
推进档案信息化建设，首先要开发出切合工作实际、具有行业特色的应用软件。目前，社会上推出的档案管理的商业软件，还没有能够完全适应城建档案馆工作需要的。在这种情况下，我们借鉴上海、天津、广州等城市城建档案馆开发的应用软件，结合武汉市城建档案管理工作的实际，提出了开发武汉市城建档案馆计算机综合管理系统这一大型综合管理软件的构想，并与有关软件开发公司共同实施开发。 武汉市城建档案馆计算机综合管理系统软件开发是一项系统工程。我们将这套软件的需求设定在三大模块上，即档案管理、行政办公OA系统和城建档案目录管理，涉及到全馆的各项业务工作和日常办公的各个环节。档案管理是软件开发的中心环节和重点，其目标是实现从签定责任书开始，到业务指导、跟踪服务、报送接收、分类编目、整理装订、数据著录、提供利用等全过程的计算机管理，实现档案管理的标准化、自动化和网络化。行政办公OA系统是将日常办公事务，包括收发文、人事、考勤、会议、图书资料、固定资产等纳入计算机管理，实现办公自动化、无纸化，提高办公效率。城建档案目录管理的目标是实现全市城市建设档案目录数据的管理，通过网络接收各郊区城建档案馆和市有关城市建设管理部门的城建档案目录数据，实现城建档案的逻辑归档。紵 在软件开发过程中，我们在规范化、标准化的基础上，突出了实用性、便捷性和可操作性。首先，我们按照建设部发布的国家标准《城市建设档案著录规范》和《建设工程文件归档整理规范》的规定，在软件中对档案的验收与移交、著录的项目与格式，以及工程文件的立卷、档案保管期限的划分等都严格按照国家标准来设置，并用湖北省建设厅颁布的新的分类大纲取代原来使用多年的自编分类大纲。与此同时，我们还依照有关法律法规和“一书一证”制度的要求，设置了规范的业务工作流程。在此基础上，我们考虑到工程档案与其它档案的特殊性，又将多年来积累的实践经验融入到国家标准之中，使应用软件更加切合实际工作，形成武汉馆的特色。例如，城建档案著录规范中将档案著录划分为三级，即工程（项目）级、案卷级和文件级。我们考虑到有些建设工程项目包含了若干个单项工程，如果只著录工程项目级的档案数据，还不能完整准确的反映整个档案信息。因此，我们在软件的著录子系统中将三级著录改为四级著录，增加了单项级著录内容，这样就方便了档案的管理和利用。又如，为了使软件的操作十分便捷，我们在软件中设置了数据字典，并由计算机自动生成档号和存放号等，还通过网络实现了多端著录，使整个计算机管理系统易操作、高效率、低差错。目前，这套管理软件经过试运行后，成功的实现了新旧系统数据的转换，数据库运行稳定，工作流程流畅，现已正式投入使用。
三、加强硬件建设，用现代技术构造网络运行的环境
在软件开发的同时，我们用新的技术手段对馆内局域网进行了改造。由于原局域网建设时间较早，技术手段明显落后，已不能满足新系统的需要。我们从系统适用性、安全性、稳定性的要求出发，添置了大容量的交换机、大型服务器和新的工作站，对计算机机房进行了重新改造，并根据工作方式的变化和系统的要求，重新实施综合布线工程，全馆共铺设网线71个点、电话线89个点，以及10M的光纤和若干电源点，形成了档案管理的网络。 为了实现档案管理的数字化，我们还添置了一批文字和图片扫描仪，以及数据刻录系统，逐步将馆藏档案原件扫描输入计算机，实现文件级的管理，然后将数据资料刻录在光盘上，再依托计算机系统和网络系统进行保管和利用。将馆藏全部档案原件通过扫描仪输入计算机，转化为数字影像文件存储起来，是一项庞大的系统工程。特别是大量的工程图纸资料的扫描，需要一定的硬件设备和大容量的数据库来支持，目前还没有条件来实现。在现阶段，我们主要是将档案中重要文件材料扫描输入计算机，逐步实现档案信息的全文数字传输。 按照全市改善经济发展软环境的要求，我们将档案馆大楼的一楼改造成为了一个综合服务大厅。从9月份开始，档案的报送、移交、接收、利用，以及咨询服务、费用结算等所有的对外服务事项，都在一楼大厅内实行“一条龙”办公。为了提高办事效率，我们对大厅内所有的办事事项、程序、环节、质量等全部运用计算机处理，还利用多媒体触摸屏将城建档案馆介绍、档案工作法律法规，办事程序，疑难解答，服务承诺，投诉监督等进行公示和指南，树立城建档案馆良好的对外服务形象。 在抓网络建设的同时，我们还将库房的温湿度控制、消防安防监控等实行计算机管理，初步实现管理工作的智能化和现代化。为了确保档案安全管理，我们采用目前较先进的安全防范技术和设备，建立电子周界防越、红外报警系统、消防自动报警系统、库房温湿度测控系统和闭路电视监控系统。整套系统设置有一台多媒体主机和与之配套的软件，以及7+1组合监控电视墙，并在全馆布设摄像头16个、红外对射柱2对、红外探头16个、感烟探测器125个、感温探测器25个、手动开关23个、报警器10个、控制模块10个、温湿度探头16个。监控中心采用硬盘数字式录像管理主机进行监控，警报发生后报警区域可在多媒体系统中立刻显示出来，同时记录所有影像和文字资料；消防系统分为重点防护区和一般防护区，在重点防护区设有烟感、温感探测器的双重防护，并设置了灭火联动装置接口，可随时实现重点部位的报警与灭火联动；库房温湿度监测系统主要是通过设置温湿度探头和温湿度巡检仪，来实现对库房远距离的温湿度自动检测和报警，并自动记录库房每天温湿度变化的资料。这套系统记录的所有数据资料，还可以通过网络传输给馆领导和有关科室，便于领导和有关部门加强日常工作管理，及时处置突发情况，大大提高了工作效率和安全管理的技术含量。
四、运用互联网技术开发利用档案信息资源 ，逐步实现档案信息交流的互动和信息资源的共享
在推进档案信息化建设的过程中，我们还意识到，实现档案信息化，必须以信息网络为载体、信息资源开发为源头、信息共享利用为目标。这就要求我们还要充分运用现代互联网技术开发利用档案信息资源，逐步实现档案信息交流的互动和信息资源的共享。只有这样，才能更好地为社会服务，实现城建档案馆的价值。 在初步实现 档案管理 信息化的同时，我们又引进和运用现代通讯技术，通过铺设光纤和建立微波传输系统，实现与全市的政务网及国际互联网的对接。在此基础上，经过半年多的筹备，武汉市城建档案馆网站于今年4月份正式开通运行。网站的平台建设主要包括：域名申请、网站存储空间、栏目规划、页面设计、后台设计、系统维护等。为了方便网站记忆和浏览查询，我们申请了域名，网址为：http//: www.zgwhjs.com.cn。同时考虑到由自己管理web服务器，运行费用较高，就采取分步实施的办法，即在网站开发建设的初期，先采用主机托管的方式，待条件成熟后，再接专线。在网站信息栏目的设计上，我们力求做到既要宣传武汉、具有地方特色，又要充分发挥互联网无地域性限制、障碍的特点，实现信息流的互动。为此，我们在网站上设置了城建档案馆简介、机构职责、办事指南、学术论坛、经验交流、政策法规、学会协会、工作动态、兰台文苑、档案查询、编研成果、知识园地等栏目，向全社会乃至世界宣传城建档案馆的建设成就，公示政策法规、办事程序，介绍编研、科研成果，进行学术交流，同时还在网上公布了一批馆藏档案目录。我们打算逐步将我馆珍藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现网上浏览、传递、交流信息，为全社会利用城建档案资源提供方便。 为了加强信息采编工作，积极开发档案信息资源，我们调整了编研科的职能，将编研工作的重心转移到网络信息的采集、加工、整理上，并充实了人员力量。我们还不定期的编发研究性的信息简报——《信息与研究》，有针对性地从各种媒体上摘编有关城建体制改革、投融资方式、加入WTO等有关城市建设重大问题的研究文章和各地的经验做法，为领导决策提供最新的有深度的信息服务，受到领导和机关的好评。 近两年来，我们推进档案信息化建设虽然取得了一点成绩，迈出了可喜的第一步，但数字档案馆建设任重道远。随着信息技术的不断发展，我们要将数字技术、信息技术、网络技术运用到城建档案管理的各个环节中去，建立馆藏档案全文数据库，收集、整理和保管工程电子文件资料，实现档案检索查询结果的电子化浏览等，还有许多新的课题、难题，需要我们去探索、去解决。 总之，只有与时俱进，不断开拓创新，坚定不移地推进城建档案信息化建设，才能最终实现城建档案馆的数字化，为城建档案事业的可持续发展打下坚实的基础。
2002年8月8日
