一、目前竣工档案编制中存在的问题
重点工程，特别是大型工程在编制竣工档案时首先要划分竣工档案编制体系。否则的话，不可能形成一个完整、连续的竣工文件，竣工档案组织管理工作显得毫无章法，而且在档案利用工作中带来不少麻烦。武汉市治理黄孝河工程由于缺乏档案管理经验，在档案编制时没有一个指导全局的编制竣工档案的办法，最后在整理竣工档案时各施工单位各行其事，编制出来的档案达不到完整、准确、系统的要求。反过来说，如果制定了竣工档案编制体系，即划清了建设工程的各个单元，指明各单元档案编制档案的具体责任人，最后档案形成就不会杂乱无章、毫无头绪。目前在编制竣工档案时，不首先划分竣工档案编制体系的现象屡见不鲜，这样常常使整个档案工作陷入混乱状况。划分竣工档案编制体系就如同给整个工程搭骨架，没有骨架就象人体好象被肢解了一样，虽然有血有肉，但不可能是一个完整的人体。因此，在竣工文件编制时一定要划分竣工档案编制体系。
二、划分竣工档案编制体系符合辩证唯物主义观点
在编制工程竣工档案时，首先要划分竣工档案编制体系。辩证唯物主义认为：在复杂的矛盾总体中，有矛盾的主要方面和矛盾的次要方面，而事物的性质主要由矛盾的主要方面所决定。编制竣工档案要抓重点，抓矛盾的主要方面，不能眉毛胡子一把抓。在竣工档案形成的各个阶段主要矛盾方面是不同的，因此我们在不同的各个阶段就应有不同的解决问题的方法。在制定工程竣工文件收集方案阶段，要制定的是档案的收集计划，竣工档案由什么工程文件材料组成，这些文件材料由谁负责组织编制，即划分竣工档案编制体系就是在该阶段矛盾的主要方面，确定划分竣工文件材料的各个单元，即抓住划分竣工档案编制体系就抓住了编制竣工档案的关键；在编制单元档案阶段，矛盾的主要方面转化为各单元竣工文件形成的具体内容，因此在该阶段就必须抓好各阶段形成档案的具体内容(其形成的具体内容为竣工文件排列顺序表的内容)。因此，在编制工程竣工档案时，首先划分竣工档案编制体系符合辩证唯物主义观点。
三、科学合理地划分档案编制体系
在划分竣工档案编制体系时要遵循“放眼全局、立足单项、单位独立、时间顺序、前后连贯”的基本原则。
1、在划分竣工档案编制体系时要有全局的观点。重点工程编制档案首先要有一个全局的观点，只有这样才可能形成前后一致、标准统一的竣工档案，才可能把建设工程组织成一份完整的档案。武汉长江二桥工程有许多单项工程，如南岸引桥、北岸引桥、正桥段、市政配套等。如何将这些单项工程组织成一个完整的工程，这就要有全局的思想，把所有的单项工程视为武汉长江二桥的一个整体工程，使整个工程名称统一为武汉长江二桥工程，编制档案采用统一的标准。
2、以单项工程为基本单元组织竣工档案。大型工程包含的单项工程较多，工程较为复杂，在编制竣工档案体系时要划分好单元，再由各单元组织各自形成的档案。单元划分要以单项工程为基本单元，如小区工程包括各栋建筑及总平面绿化道路等，拟定竣工档案体系就应以每栋建筑工程为一个单元进行组织档案。
3、各施工单位组织竣工文件相对独立，各负其责。由于承包施工的单位多，而且所负职责不同，完成的工程任务不同，在划分竣工档案编制体系时尽量做到各施工单位编制的档案相对独立，这样，可以做到谁施工的工程竣工档案由谁编制，有利于档案工作的监督管理。另外还可将大型工程中各施工单位承包的工程视为一个单项即分为一个单元，如长江二桥正桥段由大桥工程局主承包可划分为一个单元进行编制档案。
4、拟写竣工档案编制体系划分时要按时间的先后顺序、工序(专业)流程、保持工程平面顺序的连贯性进行划分单元。小区工程或单项工程较多的连片开发工程，在编制体系划分时要按开工时间先后顺序划分单元；大型工程，特别是市政工程在划分编制体系时一定要保持工程平面顺序的连贯性。如长江公路桥工程由北向南划分为：北岸落地此道及三层高架简支T形梁桥段、三层高架预应力砼连续箱梁段、北岸引桥段、正桥段、南岸引桥预应力砼连续箱梁和T型刚构段、南岸引桥简支大孔板落地段与左右翼道桥、市政配套等七个单元，保持了档案的连续性；有的大型工程在编制体系划分时还要注意按工序(专业)流程编制单元，如电厂工程建设涉及的专业多，施工工艺流程有一定的要求，这样在划分单元时就应考虑到施工工序。电厂建设工程按专业工序划分一般可分为：电力系统、总平面及交通运输、热机、燃料运输、除灰、电厂化学、电气、热控、厂房土建、水工、环保等。在编制竣工档案体系划分时，上述几种方法可按工程的实际情况结合使用。■
5、编制竣工档案一定要编制竣工档案编制说明。竣工编制说明是反映竣工档案单元划分(含示意图)、竣工档案装订整理方法、各单元档案编制责任单位及整个工程竣工资料目录，它反映了工程建设及竣工档案的编制情况，对竣工档案查找利用起到积极作用。因此，在编竣工档案时一定要编制竣工档案编制说明。竣工档案编制说明要描述下述内容：(1)工程概况；(2)竣工档案编制单元划分；(3)档案编制责任人；(4)竣工档案目录；(5)单元划分示意图等。
划分竣工档案编制体系需把握上述基本原则，在不同的工程中基本原则可交互使用。
四、划分竣工档案编制体系举例
武汉长江二桥在工程竣工档案编制时其单元划分方法如下：
(一)划分原则：根据桥梁发包的实际情况，结合桥梁结构特点，将武汉长江二桥工程档案规定为一个项目，分若干个单元来组织档案，明确档案的形成谁施工谁负责组织档案，每单元又分部、分项进行管理。
(二)划分方法：
1、单元划分：从黄浦北路起由北向南划分为八个单元，第一单元为全桥性资料，其中包括前期工作资料、全桥竣工报告、监理报告、工程预决算、桥梁动静载试验、正桥专项测试报告、地质勘测资料、设计图等，这部分资料由甲方负责收集整理工作。
2、分部工程的划分(每个单元工程又划分为若干个分部工程)。
(1)正桥工程划分原则
①下部结构每一桥墩作为一个分部工程；
②梁部结构按每一个桥段的梁部作为一个分部工程；
③斜拉桥的每一个主塔、每座塔相应的主梁各为一个分部工程；
④斜拉桥缆索为一个分部工程；
⑤每个桥段相应的桥面工程为一个分部工程。
(2)两岸引桥、引道及黄浦路立交桥划分原则
①下部结构桩基、承台、立柱、帽梁作为四个分部工程；
②上部结构预制梁和现浇梁作为二个分部工程；
③桥面工程桥面引道铺装、栏杆、灯柱和伸缩缝作为四个分部工程；
④引桥工程路面、栏杆、灯柱和挡土墙作为四个分部工程。
3、分项工程的划分(每个分部工程又分为若干分项工程)
(1)正桥工程划分原则
①下部结构分部工程分为基础、承台、墩身、墩帽四个分项工程；
②主塔分部工程分为塔柱、下塔柱、中塔柱、上塔柱及上下横梁七个分项工程；
③梁部结构悬浇段每一节块作为一个分项工程，边跨现浇段各作为一分项工程；
④每个桥段的桥面工程分为行车道铺装、人行道桥面、栏杆及装饰板、灯柱照明四个分项工程；
(2)两岸引桥、引道及黄浦路立交桥划分原则
①下部结构每一个桩基、每一个承台、每一根立柱、每一个帽梁各作为一个分项工程；
②上部结构每一段现浇梁、每一片预制梁各作为分项工程；
③桥面工程每一段桥面铺装、每一段栏杆、每一根灯柱和每一条伸缩缝，各作为一个分项工程；
④引桥工程每一段路面、每一段栏杆、每一根灯柱和每一段挡土坪，各作为一个分项工程。
4、案卷材料内容划分
将案卷材料内容归集为：施工技术管理资料、原材料、构件检验资料、主体结构质量保证资料、施工记录、工程质量检验评定资料、竣工图。
