笔者从事城建档案分类工作多年，并且或参与或主持过本馆城建档案分类大纲的几次修订工作，下面就城建档案分类工作谈一些粗浅的认识，请同仁们赐教。
一、对档案分类理论的认识
要做好城建档案工作，我认为首先应充分理解和认识档案分类的基本理论及其必须遵循的基本原则。
分类即根据事物的异同，将其分成不同的类别的过程。档案的分类就是根据档案的内容、性质、特征和相互之间的关系依据一定的分类原则、方法和标准将其分成不同类别，组成一个系统的完整的分类体系。
在分类过程中，我们必须遵循三个基本原则，即思想性原则、科学性原则和适用性原则。由于城建档案属科技档案范畴，且涉及的专业很多，内容很广，所以应强调分类的适用性。因此，我们在编制档案分类大纲时，必须充分重视城建档案各类的形成特点、重要程度、载体形式及文件材料的来源等问题。要想提高城建档案分类大纲的适用性，在处理城建档案类目设置、代码编制时，必须考虑有利于馆藏档案的管理和使用问题。
在认识分类原则的基础上，还必须了解城建档案分类大纲主要是就馆藏档案的实体进行分类的。实体分类不同于信息分类，其目的主要是把馆藏档案按照一定体系科学地组织起来，以便于档案的排架、保管和开发利用。
笔者在从事分类工作的实践中，认为城建档案的分类应满足如下要求：
1、分类要有量的考虑，即在进行类目划分、类目细分时，要视馆藏档案实体量以及预测今后进馆情况，具体问题具体分析，量小并类，量大细分，不长期设虚类。
2、分类要符合档案形成专业和档案形成单位业务活动的性质和特点。如在类目设置时，要考虑城建诸多专业和众多建设单位的特点，一个建设单位进馆档案要考虑相对集中，同时要考虑诸多专业和诸多建设单位之间的业务联系和综合利用。
3、分类层次不宜太多太细。
二、城建档案分类大纲的修订问题
城建档案馆馆藏档案主要是为城市规划、建设、管理及科研活动提供利用服务的。笔者认为，要想便捷有效地提供利用服务，城建档案分类大纲的科学性、适用性至关重要。下面就现行城建档案分类大纲的类目设置、类目细分等实际问题谈谈认识。
城建档案的内容主要分四个部分：一为综合管理，以城建专业文书档案为主体。二为专业管理，以城市勘测、城市规划、规划管理、房地产管理、土地管理、环境保护管理、地名管理等为主体。三为城建工程竣工档案管理，以城市地上地下各种公共基础设施以及工业与民用建筑为主体。其城市中各种基础设施建设是整个城市建设的最重要部分，它所形成的档案也是整个城市建设档案的最重要内容。四为城建工程设计与科研档案。根据这些内容，现行部颁城建档案分类大纲设置了17个大类。
较之1984年部颁分类大纲，现行分类大纲增设了综合类、工程设计类，县(村)镇建设类、水利、防灾类、地下管线类、声像类，并将原有的某些属类进行了调整。这一体系客观地反映了城建档案的基本特性，应该说具有一定的完整性和科学性。
应该强调的是现行的城建档案分类大纲是根据馆藏进行的实体分类而不是信息分类。档案信息分类采用的是逻辑原则，按照概念之间的关系划分档案、设置类目，不考虑档案来源(形成档案单位)，而是按照档案内容的异同划分和集中管理。档案馆的实体分类必须符合馆藏档案的具体特点和形成规律，反映档案之间的历史联系，维护历史的真实面貌，尊重原来的整理基础，便于档案的保管和查找。因此，从分类标准的选择到分类层次的设置都不是主观随意的，而必须符合客观实际，所以在遵循逻辑规则方面，现行分类大纲不是很严格的。上述增设的综合类、管线类、声像类即是这种便于档案管理的实体归类(反应了其实用性)。
特别应该指出的是现行分类大纲取消了原有的城市规划基础资料这一大类，而将其按内容性质归入城市规划类，并在原有基础上增设了国土规划、县镇规划，从而完善了城市规划类。
为了便于将来实现全国城建档案信息资源共享，建立信息网络，本馆的分类工作完全按部颁分类大纲的大类和属类设置，而小类根据本市的具体情况设置。通过实践，笔者认为现行部颁分类大纲的大类和属类的设置基础上还是合理的，但有的类目还不够完整，如城市建设中的重要参考依据——城市建设的有关规程、规范没有具体的类目归缩，在修订过程中将其增设到A类综合类中。又如D类城市建设管理类中应增设市政公用设施管理。再如，工业建筑类所包容的行业太多，必然会存在有些归不了类的问题，所以应在工业建筑类中加设“其它”这个属类。
还应指出的是，分类大纲没有确定的类目注释，而类目注释主要是指明类目的内容，类目之间的关系，解决内容交叉问题的办法，以及指明细分方法等。没有类目注释容易造成理解和认识上的差别，在分类工作中类目注释是不可缺少的。
三、分类工作中遇到的问题及解决的办法。
在分类过程中，按照档案体系分类法层层划分，层层隶属的原则，一事物若已与一事物成类，就不能再与其它事物成类，即在分类中只能为某事物设一个类目，这个类目只能隶属于一个上位类，而档案这一事物具有“多向成类”的特性，因此，体系分类法一方面实现了有关档案的信息集中，在另一方面必然会造成有关档案的信息被分散，这就是体系分类法中的“集中与分散”的矛盾，同时还会出现内容交叉的矛盾。要解决上述问题，就得采用注释的办法，如工业企业中的一些住宅、办公楼等辅助设施建设，住宅归民用建筑类，而办公设施为工业建设的主要辅助用房，还是归入工业建筑类。同样，民用建筑中的一些辅助性工业用房，如科研单位的生产、实验用房，采用全宗归类，仍然归入民用建筑类。属于城市管理工作中的一些管理文件如规划许可证、红线图、占道许可证等规划管理文件，同时又是工程竣工档案重要的前期文件，根据分类应易于管理、利用的原则将其归于工程竣工档案类中。
根据档案多向成类的性质，档案分类法必须选择反映档案本质的、符合分类目的的以及具有最大检索意义的事物属性作为划分类目的标准，否则，分类便失去了科学和实用价值。所以档案分类法类目设置以及在此基础上形成的体系结构应根据职能特性确定类目，但对于大城市或特大城市来说，某一类档案的数量特别大，这对分类编号、档案检索利用都是会带来一定的麻烦。在这种情况下，我们采用给辅助号码的办法来解决，如民用建筑及道路工程类档案进馆工程数量多，所以在原有分类基础上附加区域辅助号，以便于查找。同样，地籍图本身就是按区域划分成幅的，在分类过程中也加区域辅助号。一些大型企业的进馆档案，由于涉及范围广，专业性强，如发电厂、煤气厂，如果按卷册大流水分类，很难查找，所以也附加其专业辅助号。
当然，在新形势下的城市建设，必定会出现一些新问题，随之而来的档案分类也会出现难以归类现象，如集商业、住宅、办公、娱乐场所为一体的综合楼，又如在原有建筑物基础上改建再转变其使用功能的等，这些都需要在分类过程中探索解决问题的办法。
发表：《城建档案通讯》1995.2
