“检索系统”是指若干种单一的途径的检索工具的有机结合整体。城建档案检索工具是用以揭示城建档案馆(室)馆藏档案的内容和结构，查寻档案材料的工具，它是利用者检索和利用城建档案的桥梁和向导，也是城建档案管理和利用的一种工具。
一、城建档案检索工具的作用
编制城建档案检索工具是城建档案工作的一项重要的业务基础工作，对城建档案馆来说，通过检索利用能够充分挖掘丰富的档案资源，实现其应有的凭证价值和情报价值，对档案利用者来说，它是打开城建档案宝库的金钥匙，对档案工作人员来说，它是熟悉收藏情况，进行咨询和编研等一系列工作不可缺少的工具。
编制和使用城建档案检索工具，是城建档案工作的一项业务基本功。城建档案检索工具在实现城建档案科学管理和现代化管理中具有重要作用，主要表现在：
1、全面揭示馆藏档案内容，提供馆藏结构特点
通过把馆藏档案中有检索意义的信息存贮到检索工具中，能有效地揭示馆藏档案的内容并能揭示馆藏结构，如：编制城建档案总目录能反映总馆藏量。编制城建档案分类大纲，既提供了检索方法又揭示了城建档案应有的结构。编制城建档案分类目录，一定程度上揭示了现有馆藏结构，便于有关部门有计划、有目的地进行城建档案的收集，充实馆藏。
2、是提高城建档案科学管理水平的重要工具
通过编制城建档案检索工具，可以巩固档案整理工作成果，发现档案整理过程中存在的不足，如档案收集不全、案卷质量不高等。
3、为档案保管、鉴定、统计、利用提供了基本工具
编制城建档案检索工具为城建档案保管、鉴定、统计工作提供一定的依据。在保管工作中通过编制目录等检索工具，有助于及时发现档案的短缺和混淆状况，及时采取措施；在利用工作中检索工具是打开城建档案知识宝库的金钥匙。同时城建档案总目录、分类目录为统计馆藏量，统计馆藏各类数量提供了基本依据。
4、有助于提高档案工作人员业务素质
熟悉馆藏是档案管理工作人员基本任务，因为档案检索工具全面、系统地反映了馆藏档案的情况，编制检索工具的过程即是档案工作人员熟悉馆藏、掌握馆藏特点的过程。如工作人员通过利用分类目录、总目录、专题文摘等检索工具可清楚地掌握馆藏档案的内容、数量，熟悉城建档案完整、准确程度，馆藏档案的价值情况，做到了解家底、心中有数，在提供利用时就可有的放矢，提高了工作的主动性、效益性，使利用工作迅速准确。
5、是提供利用和咨询工作的参谋
利用检索工具可以交流城建档案信息，回答咨询的有关问题，提高服务质量。如：利用城市建设索引、重点工程文摘等可以解答史志工作者提出的咨询，为其解决疑难。另外利用各种专题目录、索引和文摘，为领导决策建设项目提供信息和线索，从而为领导解决问题，节省了大量的人力、物力和宝贵的时间。
6、是衡量档案管理工作的重要标志
城建档案管理工作是通过检索利用来体现的，而检索工具直接关系城建档案的利用和开发，因此可以说城建档案管理工作质量一定程度上取决于检索工具的质量。
拥有丰富的馆藏固然很重要，但如果编制的检索工具质量不高，丰富的馆藏就发挥不了作用。而档案工作的社会评价总是以能否及时、准确、全面地提供档案服务为标准。档案服务水平取决于档案基础工作水平，尤其是检索工具的编制水平。因此可以说检索工具是衡量档案管理工作的重要标志。
二、城建档案检索工具的基本职能
城建档案检索工具是记录城建档案内容特征的档案二次信息系统，是档案管理部门对城建档案文献资源进行实体和智能控制的基本工具，是管理、检索和报道城建档案信息资源的重要手段。无论是手工检索工具还是计算机检索工具都具有存贮检索职能。存贮功能是指将分散在城建档案案卷文件中的档案信息加工，按照有关组织和方法，由博而约，由分散到集中，组成一个二次信息系统。检索职能是提供多种检索手段和检索途径，使档案利用者将检索要求与档案目录信息进行相符性查找，找到符合条件的档案文件所在的准确位置。
城建档案的存贮和检索功能简单的说就是信息存贮过程和利用检索工具查检出所需档案材资料的过程。两种功能的实现则取决于存贮广度、深度及合理的结构和检索效率。
检索工具的质量标准可归纳为以下几点：
1、收录档案的数量和质量。
2、收录条目信息量，即著录的详略程度。
3、情报检索语言或其它检索标识的质量。
4、标引深度及准确性，即为一份文件或一个案卷提供检索途径的数量和准确程度。
5、编制质量。
综上所述，要实现档案检索工具的基本职能，充分发挥城建档案的内涵价值，编制检索工具时做到档案存贮范围广、全面、系统，著录时尽可能的详细、规范，标识深度要高，编制科学、合理的检索语言，即编制好城建档案分类大纲、城建档案主题词表。城建档案馆应根据本馆实际需要，进行检索工具的多种组合，做到检索方便、快捷。
三、城建档案检索工具的种类
城建档案检索工具多种多样，这是由人们要求的多样性和馆藏档案的丰富性决定的。根据检索工具的基本职能和作用，城建档案检索工具可分为：
1、管理型检索工具
此类检索工具又称馆藏性检索工具，它是根据对城建档案整理的成果编制的，反映了城建档案馆(室)实体的排列次序，便于档案工作者对档案进行管理和统计。其主要功能是管理功能。一般有城建档案总目录，它是反映城建档案馆藏及变化情况的总登记帐薄。还有建筑工程档案案卷目录，市政工程档案案卷目录等，案卷目录规定工程档案案卷的基本内容、排列顺序，有助于实现检索工具规范化、标准化。
2、检索型城建档案检索工具
检索型检索工具是按一种或非一种检索途径编制的检索工具，其主要功能用于检索。主要有以城建档案分类大纲编制的分类目录、工程索引，以城建档案主题词表编制的主题目录，以一定专题编制的专题目录，如高层建筑工程目录，及按档案存放点编制的档案地址索引等。
3、报道型城建档案检索工具
此类检索工具是通过揭示、报道、交流和传播档案文献信息，向利用者和社会各界介绍档案信息资源的价值、内容和开发方法，介绍档案馆藏的基本结构和查找线索。如城建档案馆指南、档案室全宗介绍、全国城建档案名录、专题档案介绍等。
四、城建档案检索工具的形式
城建档案检索工具的形式按其载体的不同可分为：
1、书本式检索工具
又称薄式检索工具，它是以保管单位为对象进行登记编制的一种检索工具，其特点是体积小，便于携带，可装订成册，不易紊乱，并可复制多份。通用的有城建档案总目录、城建档案分类目录、城建档案专题目录。
2、卡片式检索工具
它是以一张卡片作为编制单位，在卡片上著录一卷城建档案条目。这种形式编制和使用都比较灵活、方便，是城建档案常用的检索工具。在城建档案检索工作中，它是组织城建档案总目录和城建档案分类目录的依据。主要有著录卡片、索引卡片。卡片式检索工具可及时反映馆藏内容、随时提供利用。
3、缩微式检索工具
它是将目录信息存储在缩微载体上的检索工具。缩微式检索工具体积小，容易保管。因其复制快，内容不会有任何改变，成本低。如需要增加检索工具份数时，采用缩微式检索工具是最佳方案。
4、机读目录
机读目录是在档案著录与标引的基础上，把档案著录的结果，即档案条目按照一定格式并通过编目程序的控制存贮在计算机载体上，由计算机进行读取的目录。按照机读目录的数据结构和计算机对机读目录的管理方式，机读目录可分为数据型机读目录和文档型机读目录。机读目录可贮存在磁带、磁盘及光盘上。
机读目录的特点表现在数据输入的单一性与详尽性，输出与使用的多样性、灵活性和广泛性。机读目录可一次输入和多次多种输入与利用。机读目录可以满足人们对目录形式、种类多样化的要求，是城建档案目录管理工作现代化的手段和标志之一。
上述各种形式的档案检索工具可相互转换。
随着城建档案工作的不断深入发展，各城建档案馆档案检索工具已基本形成，并不断向纵深发展，有的城建档案馆已研制出适合自己的计算机检索系统。城建档案检索工具未来发展趋势应是以管理型检索工具为基础，以检索型检索工具为主导，以报道型检索工具为媒介，促进城建档案信息资源的开发和利用，最大限度地实现检索的经济效益。随着科学技术不断发展，计算机的广泛应用，检索工具也将由手工检索方式向计算机检索方式发展，并最终由计算机检索方式取代手工检索方式。目前，各城建档案馆应根据馆藏特点实现检索工具规范化、标准化，为城建档案工作管理现代化创造条件。
发表：《城建档案通讯》1997.3
