一、实现档案著录标准化的意义
什么是标准化?标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的主要组成部分，在社会主义建设中，推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度，就没有现代化。
档案著录工作为什么要标准化?《档案法》第十三条指出：“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案机构……采用先进技术，实现档案管理的现代化。”实现档案管理的现代化是当前档案工作的一个重要课题，要实现档案管理的现代化，就必须先搞好标准化。档案著录标准化是科学管理的基础，是输入计算机 前期的工作，档案管理工作中存在着大量的重复性概念和事物，没有统一的标准加以必要的规范就无法对档案实行科学的管理，不能满足进一步开发档案信息资源，也不利于档案研究的深入，也不可能实现档案管理的现代化。档案著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。因为，计算机只是对输入的信息进行处理，至于输入的数据，内容是什么，正确与否，它一概不知。因此，档案著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
档案著录工作目前仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。在档案的著录过程中，常常因著录人员的观点、方法、经验和专业知识、技术水平等方面的因素，对于同一份档案可能选取不同的检索标识，甚至对于同一著录人员来说，在不同时期内，对同一份档案的著录结果也可能不同。这种不一致性给以后的检索工作带来很多麻烦。
由此可见，没有一系列城建档案著录的标准，没有一支专业的档案著录人员队伍，任何自动化检索系统都无法投入实用中。因此要提高对标准化工作的认识，克服城建档案工作存在的保密思想，以改革开放精神引进先进技术和管理体系，结合我国城建档案工作的现状，把标准化推广开来。
二、实施档案著录标准化的前提
我馆于1991年就开始向计算机输入档案数据，到1996年，已输入档案4万余卷。在刚刚开始进行计算机数据录入工作中，片面追求数据录入的速度，没有制定一套完善的档案著录规则，也未进行严格的档案著录，直接将未经规范化的原有著录卡中的数据输入计算机，结果是降低了工作成效，甚至无法实行计算机检索功能，也影响到档案利用的经济效益和社会效益。为了充分发挥计算机的应用效益，提高查准率、查全率，就必须从档案著录质量入手，采取相应的措施和对策。
1、制定一套适应本馆的档案著录规则
我们可以参照国家标准《档案著录规则》，再结合本馆制定的城建档案分类大纲，规定著录项目、标识符号、著录格式、著录方法等，对所有的档案著录项做到规范化、标准化的著录，做到先著录，后输入的原则。
2、统一标引语言
为加快档案数据标准化的过程，使得进馆档案著录规范化、标准化，特别是档案的案卷题名，在目前尚无一部城建档案主题词表的情况下，规范化的案卷题名对档案检索的意义显得尤为重要。我在城建档案著录项目标准化方面已做了一些尝试，如对工程名称、案卷名称、工程规模、工程地点等方面使用规范词标引。
①工程名称
对单幢住宅工程名称，由建设单位、工程地点和单项工程名称组成，例如，武汉冶金研究所月湖堤路住宅工程。对小区工程名称著录时，由小区名称和单项工程名称组成。例如，二桥小区西区二期1#商住楼工程，小区名称前不加所在的行政区名称。对办公用房工程名称著录时，由建设单位名称和单项工程名称组成。例如，湖北省高级人民法院办公楼加层工程。对市政、公用设施工程名称著录时，由工程地点、起始点、结束点和单项工程名称组成，工程地点前也不加著所在的行政区，例如，武珞路付家坡至街道口段电信工程。
②案卷名称
按照我馆制定的城建档案组卷要求规定，填写本卷宗的名称，准确揭示案卷文件材料的内容。
a.综合性文件材料
b.地质勘察报告
三算
d.施工技术管理资料
e.质量项目保证资料
质量检验评定资料
g.方案图、设计图、施工图或竣工图。
③建设单位
根据《科学技术档案案卷构成一般要求》中规定，填写案卷内科技文件材料形成单位或主要责任者。而城建档案中的建设单位是负责组织项目建设全过程的企业或事业单位，它可以是这项工程建设单位本身，也可以是委托给某一房地产开发商。
④施工单位
施工单位是从事建筑施工活动的生产单位。而建筑工程在施工中又可分为设计、勘察、土建、水电安装等各个单位工程，随着单位工程不同，施工单位也随着改变。例如，竹叶山小区甲栋住宅这个工程，它的地质勘察报告是由武汉市勘测院进行勘察的，桩基部分是由武汉市基础施工公司施工的，土建部分是由武汉建筑工程总公司施工的。因此，我们在著录时，根据案卷材料不同，施工单位也作相应的变化。
⑤工程规模
我们在以前著录时，只是对工程面积和造价进行著录，但在以后的档案提供利用时，这一个检索项形同虚设，因为利用者根本不能提供准确无误的数据给计算机进行检索。现在我们就改变著录方法，在著录时采用建筑层数和建筑结构组成，建筑层数用阿拉伯数字表示，建筑结构的类型很多，按结构所用的材料的不同可分为钢结构、木结构、钢砼结构和混合结构。按结构受力和构造特点的不同，可分为承重墙结构、框架结构、剪力墙结构、框剪结构、筒体结构、网架结构、薄壳结构、排架结构等。
⑥工程地点
城建档案的地域特点，又使许多档案具有明显的地理位置。因此，每一建筑物(构筑物)的工程地点有所不同，但怎样著录才能一目了然，查档利用方便。我们在著录时，只著建筑物或构筑物所在地的通名，前面不加所在地的行政区名，也不以其聚落地名著录。例如，武汉市城市建设档案馆的工程地点是台北路，而不是鄂城墩。
⑦工程时间
根据档案著录规则，案卷级档案著录卷内文件最早和最迟形成时间，其间用“—”连接。我们在实际工作中，按工程的竣工验收证明单上的开工时间、竣工时间填写时间项。
3、建立一支著录的专业队伍
城建档案作为城市建设的产物，是极其丰富的知识资源，城建档案涉及到的专业。包括城市规划、土地管理、工程地质、园林绿化、环境保护、城市公共交通、道路、桥梁、电信等30多个专业，因此，也要求城建档案工作者不但应具备一定的政治思想水平，还要掌握城建档案管理业务的理论知识和业务技能，具有较广泛的科学文化知识，知识面不仅要有广度，而且还要有深度。作为一名档案著录人员，要使自己成为既要懂城建档案管理业务知识，又要懂建筑工程等专业知识，还要通晓计算机操作的多面手。因此，城建档案工作者应树立长期学习的思想，也要善于学习，学习新知识、新技术、新科学，只有持之以恒，坚持不懈，不断地更新自己的知识结构，提高自身的业务素质，这样才能适应档案的现代化管理的需要。
