一九九一年八月在本溪市召开的全国城建声像档案工作会上，我馆作为副组长单位受全国城建档案协作组的委托，承担了制定《城建声像档案管理规范》的任务。对于这项工作我馆领导和从事这项工作的同志给予了高度的重视，也尽了很大的努力，通过广泛的社会调查、咨询，定期地开研讨会，反复琢磨、提炼、修改、整理，克服了许多困难，完成了《规范》初稿(讨论稿)。由于制定该规范工作量较大，时间相对较短，加之我们理论水平有限，难免会出现各种遗漏和不妥之处。作为直接参与该规范制定工作的人员，在此向兄弟档案馆的领导和同志们谈谈在制定规范工作中的几点想法和意见，仅供大家参考、商榷。
以声像技术作为记录信息的方式，不仅可以很方便地收集、存贮、整理、传递信息，并且在提供利用方面，更生动、具体、形象、直观。声像技术在新技术革命中将进一步发展与完善，其发展趋势将日新月异。目前我国已形成的大量声像档案，包括照片、底片、电影胶片、录音带、录像带、缩微胶片、机读文件、幻灯片、暗片等。随着现代化管理手段不断引入，系统化程度越来越高，对声像档案的现代化管理和规范化要求越来越高，因此，制定城建声像档案管理规范，切实指导、加强声像档案的科学管理。势必要将归档范围、收集、制作、分类整理和声像档案库的环境要求、材料维护、检索手段、提供利用等诸多方面的问题加以科学、缜密、细致的阐述。各种声像技术手段之间虽然有一定类属关系和某些共同特点，但都是一种独立的科学门类，各有其特殊性。只有将各种声像技术手段的主题内容、适用范围、名词术语等概念，制作、整理、保管并提供利用等要求加以综合提炼和科学阐述，规范才能成为行之有效的指导声像档案工作的准则。面对众多新技术的综合、提炼，并使之成为指导全国城建声像档案工作的标准，其工作量是巨大的，难度也是很高的。我们查阅参考了部分地区或大型厂矿的声像档案管理规范(或方法)，如辽宁省地方标准声像档案管理规范的DB21-61-89，大连市大中型建设项目声像档案管理办法，吉林化学工业公司有机合成厂企业标准声像档案管理办法(QⅡY200-4Q-32-88)，从中可以发现这些规范(或办法)都是从某一地区或部门的实际出发而制定的。说明问题的侧重点、管理行为、阐述详略等都存在很大差异 。它们可以说明某一地区(或部门)声像档案的具体情况，但与声像档案各门类技术问题的综合衡量尚存在较大遗漏和缺陷。目前，以武汉市城建档案馆一个单位为主，在较短时间内制定《全国城建声像档案管理规范》，由于受工作实践、理论水准、社会信息、人员力量等多方面的制约，该规范必然存在许多不足，甚至挂一漏万。需要在以后工作中，综合各地区、各部门意见，反复修改，逐步完善。
作为高新技术的声像管理工作，随着科学技术的发展和广泛应用，声像档案的载体和形式会日新月异。未来的声像技术，要想准确地预测今后的发展前景并不是件容易的事，因为它的发展是和精密的加工技术，先进的光、电、磁、化工器件，以及先进的加工工艺等科学技术的发展密切相关的。声像档案在我国出现的时间不长，只有几十年历史，有的还只有二十年左右，但是它的发展速度是很快的。许多声像技术都处于逐步改进完善甚至是起步阶段。以声像档案工作中极为重要的摄录像技术为例，从1956年美国安培公司试制成第一台磁带录像机到1971年统一型彩色U-mati开始问世，至今摄录一体化录像机(3/4英寸，1/2英寸)和3mm录像机的出现，回顾录像机的发展历史可以看到几乎每二年就有后起之秀的摄录技术设备研制成功，令人目不暇接。在众多摄录技术中可分为普通级、专业级和广播级三个级别，从设计类型来看，可分为U型系列、BVU系列、VS系列和B系列四大类，它们的各项技术性能、指标参数各不相同。在制式、机型、电气指标的选择上不可能有一个统一的标准，未来摄录像技术将随高度自动控制且多功能、微处理机的普遍应用，图像信号数字化和采用固定磁头是电视技术发展的必然趋势。可以肯定，更加新颖、实用而且高质量的各种录像设备一定会不断问世。在各类声像技术中除照片、幻灯片等感光材料技术现已基本定型成熟外，其它缩微、光盘等技术都尚在发展之中。光盘从60年代开始研究至今，最常见的只有直读光盘。一次写入光盘，可擦除重写光盘才刚刚出现，尚有许多技术问题有待解决。不同的声像档案的管理方法将随各类声像技术的发展而变化，这便给我们提出了一个新的问题：如何把握声像技术的发展趋势，既要说明、指导今天，又有预测未来，依据这个思想来制定我们的声像档案管理规范，无疑是相当困难的。我国已开始对如何科学管理、保护声像档案进行研究，但是只是开始。在教学方面虽然也讲了一些这方面的知识，但不够系统、全面，声像档案的保护技术研究工作还处在探索之中，这些都应该引起我们的高度重视。
我们认为编制《城建声像档案管理规范》只有在各类声像技术的门类的管理规范的形成或基本定型的基础上，根据国家有关档案管理工作的要求，并结合城建声像档案工作的实际情况，加以概括、提炼。但是，目前由于声像技术尚在发展，除已经成熟定型的照片档案，国家已颁布了《照片管理规范》(GB/T11821-89)外，其余门类有的仅有部分暂行规则或某地区、某部门制定的管理办法和规范，有的还未成文。在此基础上制定声像档案管理规范，必然是闭门造车、作无米之炊。另外从事声像档案工作，由于地域、设备类型、工作重点等许多方面差异很大，各单位目前大多按照本单位实际情况，各自制定一种行之有效的管理方法，并依此执行取得较好效果，这样在许多声像档案管理条目的制定中很难得到统一。例如录音带、录像带一般按内容分类，这样类目清晰明了，便于登帐、归档和检索查询。但也有一些单位在目前声像档案材料数量较少、类目也较简单的情况下，每一盘录音(像)带上作好详细场记，依时间顺序编流水号登帐归档管理。这样工作程序简便，保留了原始母带，避免了信号损失，也不失为行之有效的管理方法。在条件允许的情况下，有的单位也可以将前两种方法综合使用。一方面保留有价值的资料母带，作好场记编流水号登帐；一方面将制作的成品，如电视片、专题片和针对某一课题内容的资料片等，参照城建档案分类大纲分类归档。此外，在分类问题上也存在较大的地区差异，例如大连、青岛、湛江作为我国重要的军港、码头，搜集城建档案资料必将以此作为重点的类目，并且分若干属类，具有较强的地区特殊性，对于这样的地区差异一时也难以统一标准。
为了全面、系统地管理和保护城建声像档案，指导、加强城建档案声像档案工作，制定《城建声像档案管理规范》无疑是正确、必要的。规范的制定对准确记录城建工作，有效、充分发挥声像档案在城市建设中的作用将起到巨大作用。但是在目前情况下，无论是在理论准备、文献材料占有方面，还是具体工作实践积累和未来发展趋势预测等多方面因素都受到制约，条件并不成熟。我们认为改为《城建声像档案管理暂行办法》为妥。一方面尽量全面、系统、科学地阐述各类声像档案的收集、整理、归档、保护、提供利用等各项工作环节，使之成为管理规范的雏型。另一方面通过暂行办法颁布后在工作实践中的利用，反馈各方面的信息，不断充实、改进和完善，为以后《城建声像档案管理规范》的正式问世打好坚实的基础。
由于声像档案管理与保护方面的工作还在不断地深化与发展，我们理论水平和掌握材料有限，以上观点难免有不妥之处。我们恳望得到兄弟单位的领导和同行的指导和帮助，一起商榷、研究。我们坚信，只要不断地努力，该规范一定会更加充实和完善，并得以圆满完成。
发表：《城建档案通讯》1993.4
