城建档案馆每年都接收进馆大量的档案资料，而建筑工程竣工档案所占比例又最大。因此，如何针对其特点，对建筑工程竣工档案进行缩微，是我们城建档案部门开展缩微工作的一个重点。近年来我们通过对一些工程竣工档案的缩微，在工作中遇到了一些问题。在这里，我们愿意就这些问题与城建档案系统的缩微工作人员共同进行探讨，以求找到较好的解决办法，从而促进城建档案缩微工作的开展，为城 建档案管理的现代化出一份力。下面从几个方面来谈谈建筑工程竣工档案的缩微。
一、拍摄方法
建筑工程分工业建筑和民用建筑两大类，它们中间又分为许多属类和小类。在缩微时如何对它们进行组卷，按怎样的顺序进行拍摄就显得很重要。按通常习惯，档案的保管就是按照其大类、属类和小类分门别类集中存放的。因此，在进行缩微拍摄时，也应该按类别分别集中进行拍摄，以保证缩微胶片与档案原件的对应关系，方便调档查阅。但在实际拍摄过程中，我们常常遇到这样的问题，在某一段时间内进馆的建筑工程档案中，既有工业建筑，又有民用建筑。在工业建筑档案中既有机械类，又有化工、轻工等许多属类；在民用建筑档案中既有住宅，又有办公用房，还有其它一些诸如商业、卫生、文化娱乐等等属类。这些档案进馆的时间不同，先后不一，且较分散，给拍摄工作带来了困难。例如，我们拍摄某住宅工程竣工档案，其档号为I11，那么在缩微时，我们就要把同属I11类的档案集中进行拍摄。然而，在实际工作中，由于每一个工程的档案数量不同，而且不是每一轴胶片正好就拍摄一个或几个工程的档案。因此，就会有一些剩余的胶卷还未拍。若这时来了一个82的工程档案，怎么办?如果在这里剪断，重新装新的胶卷拍摄82工程档案，那前面剩余未拍的胶片就用不上了，这样就会造成很大的浪费。若留下来接着拍下一个I1类(或I类)工程的话，由于不知何时才能进馆该类档案，就不能及时安排整理拍摄，前面未拍完的胶卷就不能及时取出来。这时即使其它类的档案来了，也就不能及时进行拍摄。这种拍摄方法既不方便又影响工作。通过对几种拍摄进行比较，我们放弃了这种拍摄方法，而是按档案进馆的顺序，来什么类的档案，就整理拍摄什么类，不按类别，而按进馆流水拍摄。同时，建立对应的缩微号和盘号，对盘号、缩微号、档号、画幅号等等进行详细地登记。这样拍摄起来就不受档案类别的影响，工作起来也就较有条理。经过实践，我们觉得，这种方法还是可行的。这使得我们能够均衡安排缩微的工作量，不致于打乱仗。只要做好了登记工作，就为今后缩微胶片目录的微机化管理打下了基础，这样也有利于缩微胶片的调阅。
二、组卷(整理)方式
我们知道，建筑工程档案文件材料包括以下几个部分的内容：
1、工程综合性文件材料
2、工程“三算”
3、地质勘察报告
4、施工技术管理资料
5、工程质量保证项目资料
6、工程质量检验评定资料
7、工程声像资料
8、竣工图
在这些文件中，既有文字材料、各种表格，又有产品样本、竣工图纸。它们的规格、尺寸各有不同，原件的反差也较大。过去我们在拍摄时，较常用的方法是将这些规格不同、尺寸大小不一、纸质反差不等的原件统统缩拍在35mm胶片上。文字材料及小规格原件，用拼的方式，摆成A2幅面，再用15倍缩率进行拍摄。这样做的优点就是调阅和保管简单、方便，因为一个工程的所有资料全部集中在35mm胶片上。缺点就是阅读还原不方便，且不利于缩微胶片的自动检索；另外，拍摄时工作人员劳动量大。所需时间长，拍摄人员易疲劳，拍摄质重不易保证；由于35mm胶片比16mm胶片贵，且拍摄的画幅数少，因此，成本也较高。
通过寻找建筑工程竣工档案的特点，我们发现，除了地质勘察报告、竣工图以外，其它文件材料除有极少量的图纸和超过A3幅面的原件以外，绝大部分均是A3幅面以下的小幅面文字材料表格。由于组卷是按标准执行，故这种情况是有规律的，是统一的。这样，我们就按照档案的每一个单元(卷)进行组卷整理拍摄，不仅只拍文件材料，还要将每一卷的封面、封底及目录全部拍摄下来。由于建筑工程竣工档案绝大部分是A3幅面以下的文件材料，我们就采用16mm胶片，按照建筑工程竣工档案组卷的顺序进行拍摄。碰到文件内幅面超过A3的图纸及其它原件，则改用35mm胶片拍摄，用加著录说明标板的方式，指明所拍35mm胶片的缩微号、画幅号。组卷整理拍摄时，我们以16mm胶片为主，35mm胶片为辅，分开同时进行拍摄，并做好详细登记。由于16mm拍照机有三级光点和画幅号码，因此，它有利于缩微胶片的自动检索；另外它还具有阅读还原方便；工作量小；成本低等优点。缺点就是查阅一个工程的档案，需同时调阅16mm和35mm两轴胶片。
三、竣工图拍摄中密度的控制
建筑工程在设计、施工中形成的图纸主要是蓝图，其反差和外观质量差别较大，颜色有深蓝色、浅蓝色、灰色、浅棕色等等，且同一张图中的颜色不匀(在竣工图中尤其多见)。蓝图质量的好坏，直接影响到拍摄质量和缩微品还原阅读效果。
蓝图缩微的特点是拍摄质量较难控制，这里的关键问题是如何选择正确的曝光量，使缩微品达到合适的密度。由于城建档案部门至今没有对如何控制缩微片的密度制定出一个标准，各馆在质量控制时，只有参照其它标准执行。但由于竣工图纸有其独特性，用那些标准不太适合，因此，各馆都各行其事。下面就谈谈我馆是如何进行这项工作的。我们通过试验知道，在曝光指数相同时，各种蓝图拍摄出来的胶片的背景密度差别很大，据有关数据显示，最大差值可达0.4左右。因此，对不同品质的蓝图要选用不同的曝光量。我们主要是通过对平时数据及图样的积累，必要时做逐级曝光试验，根据阅读还原效果来确定曝光量。根据经验，在拍摄蓝图时，通常密度控制得较低，一般在0.8左右，甚至更低0.7左右，这时还原出的图像清晰度高，只要不是太低，一般不会影响拷贝的质量。为了使整卷胶片的密度趋向一致，我们在拍摄蓝图时，是按照0.7—1.1的密度范围来控制的，对于那些背景深浅差别较大的蓝图，在用一种曝光量不能同时兼顾时，首先要照顾重要画面部分，若还不行，则要采用不同曝光量，拍摄二幅或多幅，以保证图纸上所有画面在还原出来时都清晰。总之，竣工图拍摄中密度的确定，不能死搬硬套任何标准，而最终要以拍摄后阅读还原的效果为准。
以上是我们在建设工程竣工档案缩微过程中的一些做法，在方法的采用上也只是按照我馆自身的情况和特点加以选择的。城建档案馆开展缩微工作会遇到一些实际的问题，我们感到，目前有一些问题需要从事缩微工作的同仁共同商讨解决。大家都知道，缩微胶片计算机辅助检索是缩微摄影业发展的必然趋势。借助计算机技术编出索引，欲查的案卷和框位由研究人员缩排出来，以联机检索系统或由计算机输出缩微胶卷或平片提供服务，这是实现档案信息资源共享的一种有效方法。要做到这些，首先要求城建档案缩微要建立统一的组卷、编排、整理、拍摄、质量检验等等行业标准。另外，有必要不定期地举行行业技术交流，互通信息，促进各馆缩微工作的开展，共同提高缩微工作的水平。
发表：《城建档案通讯》1996.2
