城建档案的开发利用工作，就是把城建档案由“静止”状态开发成“流动”状态。让它从保管状态变为利用状态，发挥出它的技术效用和社会经济效益。通过各种方式使档案中存储的信息尽快转化为现实生产力的工作，也就是通过各种有效的方式方法，提供和开发城建档案资源，为利用者查阅和使用城建档案信息，直接提供服务的工作。
我们知道，档案信息，作为信息总体中的一个组成部分，必然也具有信息的一般属性。如：可扩充性，可归纳性，可替代性，可传输性，可转换性等。
在社会实践中，由于人们的各种活动总是在不断地继续，因此而形成的档案信息也就得到了不断地增加和积累，即档案的可扩充性。
根据需要将档案信息进行加工整理和编篡、概括、压缩，取其精华，形成成果，为人们的利用提供方便的做法，体现了档案信息的可归纳性。
当人们利用档案信息可以缩短办事周期，提高劳动效率，节约劳动消耗，促进科研、生产、管理等社会活动的发展和进步时，就体现了档案信息的可替化性。
当今，档案信息可以借助于各种贮存介质和传递手段，使信息的传递速度加快，范围扩大，使档案信息的可传输性能大大增强。
通过形态的转换，把档案信息转换成语言、文字、图表、声像等信息形态，或转换为计算机的代码，电信、广播的信号，就使信息传递的渠道更加多样化，传递的范围也就更加广泛，从而使得档案的信息资源，可以为社会所共享。因此，开发档案信息资源，服务于国家建设，是整个档案工作的一项紧迫任务，也是城建档案利用工作的一项紧迫任务，做好这项工作有着十分重要的意义。
首先，城建档案的利用工作，是发挥城建档案作用，实现城建档案为城市建设服务的重要手段。国家建立和发展城建档案工作，就是因为城建档案对城市的规划、建设、管理和科技活动有着重要作用。
城建档案本身具有十分可贵的技术经济价值，但锁在柜子里处于“静止”状态，这样客观存在的价值是发挥不出来的，必须通过利用工作这一手段使城建档案进入“流动”状态。它的交流和使用，可以使城建档案信息转化为生产力，为社会创造财富。过去多年来，城建档案的利用，为政府有关决策、城市建设和科技研究等起到了依据、凭证和参考的作用，在我国的城市建设中作出了重大贡献。随着城市建设的不断发展，社会对城建档案信息的质量和数量的要求会更高更多，就更要求城建档案工作人员做好城建档案信息资源的开发利用工作。
其次，通过城建档案的利用工作，可以检验、促进城建档案管理工作的其它各环节，有利于提高城建档案业务管理水平。
通过利用，可以发现问题，当解决了问题，方便了利用时，也就是提高了城建档案业务管理水平。
通过利用工作，可以检验收集、归档的质量，因为只有收集的档案完整、准确、系统，才能保证提供出去的档案质量高。
通过利用工作，可以检查城建档案的整理工作质量和案卷质量是否符合要求或规范，整理得是否科学。
那么，如何才能做好城建档案的开发利用工作呢?
首先，要求我们城建档案工作人员树立为社会主义建设，为城市建设工作服务的思想。
档案工作的性质之一就是服务性，利用工作则是这种服务性的直接体现，做好利用工作，要积极主动、热情接待。通过各种途径，提供档案资料，满足利用者的需要，从而达到为国家和人民节约人力、物力、财力这一目的。
第二，要求城建档案工作人员了解用户需要，熟悉馆藏，做到“知己知彼”，能及时、准确地提供档案。
城建档案的利用工作涉及到提供与利用两方面，这就要求档案工作人员必须熟悉档案的数量、分类及内容，了解档案的完整性和准确程度。这样，才能满足利用者的需要，使利用者高兴而来，满意而归。
第三，要处理好开展利用工作与保密的关系，在不泄密的前提下，搞好利用工作。
第四，档案工作者要总结利用工作的规律和特点，不断地提高业务水平和专业知识水平，积极发挥咨询和参谋作用。
总之，城建档案利用工作是整个城建档案工作的目的，也是城建档案诸环节中最后一个环节，而利用工作的目的则在于充分发挥城建档案的依据和参考作用，把它的效用发挥出来，并转化为社会效益和经济效益，使其在社会主义现代化建设中发挥重要作用，为我们的城市建设服务。
发表：《城建档案通讯》1997.3
