一、 抓好执法队伍建设，加大执法检查力度
大连市城建档案馆，积极参加全市规范建筑市场大检查，2002年派出6人参加大检查工作，重点检查城建档案各项管理工作。对244个建设项目、2500项单位工程进行了档案大检查，针对检查出的问题，依据《建设工程质量管理条例》、辽建发[2000]128号文件和大建档发[2001]15号文件的有关规定，依法进行处理，下达整改通知206份。2003年，继续参与了全市规范建筑市场大检查，开展城建档案大检查工作，对全市172家单位、320个建设项目、1403个单项工程进行了检查。这次检查是按区、街、路进行全面排查，对存在的问题，依据《建设工程质量管理条例》和《大连市城市建设档案管理办法》，下达责令通知书135份，处罚26个单位。
他们认为：建立一支有战斗力的城建档案行政执法队伍，是顺利开展行政执法的保障。2001年，他们有7人获得建设管理行政执法资格，县（市）区也有10多人获得了执法资格，他们在城建档案执法大检查中发挥了重要作用。
现在，他们馆已取得了市法制办授予的城建档案行政执法资格和行政处罚权，市建委与他们馆签订了城建档案行政执法委托书，现在已经可以理直气壮地开展城建档案执法检查工作。
他们的体会是，做好城建档案行政执法工作，一定要抓好行政执法的队伍建设，加强执法人员思想教育，法规和业务培训，使执法人员要具有以下素质：一是要有良好的思想作风，行政执法工作是社会热点之一，因此要求执法人员必须有良好的思想品德和工作作风。二是要掌握行政执法工作的基本原则，遵循法定程序和原则，只有这样，才能保证执法工作的合法、合理和有效。三是要熟悉城建档案工作相关的法律法规和城建档案业务规范。要在行政执法中熟练运用城建档案法律、法规和规章，要求执法人员本身具有较高的法律知识和城建档案业务水准，不仅要熟悉，更要精通，在实际工作中才能游刃有余。为此，他们拿出半个月时间进行培训，请市法制办有执法经验的人员授课，经过严格的考试，取得执法证书后，才能上岗。
在城建档案执法队伍中，引入竞争机制，定岗定责，实行目标管理，不断提高执法人员的素质，提高执法水平，才能赢得人民群众的信任，树立起城建档案行政执法队伍的威信和权威。
在城建档案工作由过去的经济手段管理走向依法管理的今天，大连馆的经验非常值得借鉴。要依法管理，一是要取得执法委托权，二是要建立执法队伍，三是要依法执法。惟有如此，城建档案工作才能健康稳步发展。
二、 加大电子档案工作力度，提高馆藏档案利用质量
深圳市城建档案馆，1997年开始正式进行图纸和综合卷档案的扫描。2000年开始全面接收扫描和竣工图CAD电子文件。目前为止，馆藏工程档案综合文件材料（含监理文件）和竣工图已全部数字化，新归档工程档案也按要求实行两套归档制，一套为传统纸质载体档案，一套为电子档案（即扫描文件和CAD电子文件）。
目前，他们馆拥有高级职称10人，中级职称16人，较高的知识层次为全面推进城建档案信息化工作奠定了基础。他们馆一是严格执行国家有关的电子档案管理标准；二是自己制定电子档案管理方面的规范，有：《电子文件管理规范》、《电子文件元数据标准》、《数据档案存储格式与载体标准》、《电子文件和数据档案鉴定标准》、《CAD电子文件管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件著录规则》等。以上有的规范、标准可能作为建设部推广使用。
上海市城建档案馆，顺应时代需要，决心将20万卷档案电子化，建立起城建档案计算机综合管理系统，并建立档案馆网络主页，在INTERNET上展示自已，与国际接轨，与上海这个国际开放式大都市相适应，充分发挥档案馆丰富的馆藏资源作用，为国民经济建设服务。
从2001年3月开始，上海馆档案电子化工作正式投入批量生产，每天从上午七点到晚上九点分为二班开展此项工作。具体工作包括档案目录输入（著录表、单体表、案卷目录及卷内目录），档案扫描（文件、图纸）、插入校对、刻录光盘及档案入库等一整条流水线。其中，文件扫描采用A3扫描仪、图纸扫描采用A0扫描仪，每个环节同步确保批量生产的正常运转。至今，已有13万卷档案完成电子化，数据量达600G。 他们把数字化的信息存储在服务器磁盘阵列上，然后通过刻录光盘存储一套备份在库房中，并使用磁带机作数据库备份。
从以上两个馆可以看出，他们在建设数字城建档案馆方面进行了实际性的工作。数字城建档案馆的建设是一项复杂的系统工程，既要克服等待观望，又要避免盲目上马。各馆要充分认识到建设数字城建档案馆是城建档案事业发展的必然。为此，我们要做到：一是要有科学的建设规划；二是要建立于之配套的规范和标准；三是人员的知识更新；四是必要的经费保障。
三、 进行分配制度改革，充分发挥员工潜能
广州市城建档案馆，根据有关中央文件的精神，通过建立和推行聘用制度和考核制度，建立了科学合理、形式多样、自主灵活的分配激励机制。
在奖金方面，适当拉大奖金的分配比例，首先依据划分的七个岗位级别，制定出了不同的岗位津贴范围标准，然后在每一级岗位津贴范围标准内再细分为五档。加大了部门主任对部门内部员工奖金的分配权限和分配力度，将一部分奖金改由部门主任根据部门员工的实际工作表现进行颁发，并将奖金实际颁发情况交馆领导审核。结合月度部门考核得分情况，每个月对当月工作成绩突出的部门全体员工颁发一定的物资奖励。
总结20多年曲折的发展历程，他们感到城建档案馆要发展，关键是人才，特别是高素质的人才，城建档案馆需要引进各种专业人才，为城建档案馆的可持续发展提供智力支持，所以，在改革中他们特别注重人才队伍的建设和优化人才成长的组织环境，提出全面建设“学习型城建档案馆”的口号，并为之制定了实施纲要。利用各种方式，通过多种渠道，建立形成了一支年龄结构、专业层次、知识结构合理的人才队伍。
通过人事制度改革和分配制度的改革，现在广大员工一改过去懒散、混日子、高枕无忧和不思进取的局面，随之建立起来的是危机感和紧迫感，竞争意识普遍增强。
在即将开展的事业单位机构改革工作中，他们将立足现实，正视时代的要求，以与时俱进的开拓性、融入社会的开放性和代表先进文化的方向性来完成肩负的使命，解决发展中更深层次的问题，实现城建档案馆的自身价值和社会贡献。他们认为：只有这样才能为档案馆和员工自己赢得社会地位和发展空间，实现“一样的档案馆，不一样的贡献”这个奋斗目标。
作为档案馆这样的文化事业单位，到底怎样进行人事制度改革，才能促进事业的发展？广州市城建档案馆从分配制度入手，而且力度大，实践证明效果好，应当说，这是一个好例子。同时，笔者也认为在我们还没有进行分配制度改革的馆，一是要有分配制度改革的思想准备，即提前提高自己的才能，不要在改革到来之时才临时“抱佛脚”，那样可能会与你的发展不利；二是要在现有分配制度下，继续发扬人们通常对档案人员的赞誉，即默默无闻、无私奉献的优良品德，脚踏实地的干好本职工作。无论何时何种管理、分配体制，只有把单位工作搞好，单位发展了，才是最重要的。
四、其他方面 略作介绍
领导重视。乌鲁木齐市城建档案馆虽说是西部城市，人员也只有36人，但工作成绩突出，馆藏档案已经达到12万卷。在馆藏和工作用房饱和的情况下，市人大、市政协非常重视，把建设新馆作为议案、提案提出，并督办解决用地和资金问题。体现了有为才有位，否则领导不会如此重视。
广开财源。各馆在目前普遍存在建设发展资金不足的情况下，许多馆以服务为手段，广开财源，增加后劲。如：通过建立档案寄存中心；为建设施工单位编制工程竣工图或核审竣工图；为不具备条件的单位编制电子档案；举办计算机培训班和资料员培训班；对档案进行整理修裱。通过各种方式，充分发挥设施、设备的优势和专业人员的技术，在为社会服务的同时，也祢补了资金的不足。
美化环境。当你走进上海市城建档案馆，优美的办公环境、人性化的管理，充分体现了大都市的风格。可以这样表述上海馆：花园、庭院、兰台苑，务实、创新、发展快。
时代在前进，形势在发展，战斗在城建档案工作岗位的我们，面临着机遇和考验。各城建档案馆要相互学习、取长补短、少走弯路、加快发展；城建档案工作者要不断学习、勇于探索、积极工作，做新时代合格的城建档案工作者。
二○○三年十月三十一日
