近年来，随着我市教育事业的快速发展，每年大专院校新建工程增加速度很快，但是，由于一些新建工程因用地手续问题，报建手续的办理滞后于工程建设，甚至一些工程完工后工程报建手续都无法办理到位，因此，这类工程竣工档案的监管和报送工作就不能按照正常工作程序进行。
针对这种情况，市城建档案馆业务指导一科积极拓宽工作思路，一是在工作中加大对城建档案法律法规的宣传力度，多次上门到有关大专院校宣传《武汉市城市建设档案管理办法》和城建档案法律法规，使对方了解工程竣工档案报送的重要性；二是在工作中加大服务力度，通过为建设、监理和施工各方提供友情、到位的指导服务，取得对方的理解和支持。在市城建档案馆业务指导一科的努力下，市城建档案馆现已分别与武汉科技大学、中南民族大学、武汉工业学院工商学院签订了档案报送协议书。通过协议的形式明确双方的权利与义务，保证工程竣工档案报送工作的正常进行，加强对此类工程的依法监管，创新了档案业务指导和收集工作的模式，取得了良好的效果。截至到目前为止，已收集武汉科技大学新校区一期工程7个单位工程的施工和监理档案205卷，收集中南民族大学新建20个单位工程的施工和监理档案442卷。
